1. Welkom en Inleiding

2. Lied: (ZJ 402) Zingt voor de Heer een nieuw gezang

3. Gebed (samen)
God, die woont
in het ontoegankelijk licht,
verdrijf de duisternis uit ons hart. Geef ons een eerlijk geloof,
een sterk vertrouwen
en een consequente liefde.
Geef ons dat fijne zintuig
waardoor wij kunnen onderscheiden wat Gij ten diepste van ons verlangt.Amen

4. Woorden van Franciscus :
                                      
Vermaning 18,1:
Gelukkig die mens die zijn naaste in al diens broosheid draagt,
     zoals hij door hem gedragen zou willen worden,
     als hij in eenzelfde toestand zou verkeren.

(moment van stilte)

   en daarna: Ubi caritas.. .Deus ibi est ( gezongen)

Vermaning 19:
Gelukkig de dienaar die zich niet beter vindt,
wanneer hij door de mensen geprezen en verheven wordt,
dan wanneer zij hem waardeloos, eenvoudig
en verachtelijk vinden.
Want zoveel als een mens in de ogen van God is, zoveel is hij en niet meer.
Wee die religieus die door anderen hoog geplaatst is
en uit zijn eigen wil niet wil neerdalen.

En gelukkig die dienaar die niet uit eigen wil hoog geplaatst is. en altijd verlangt onder de voeten van anderen te zijn.

(moment stilte) en daarna: Ubi caritas

5. Psalm 63 (alternerend)

antifoon:

Het water dat Ik hem zal geven zal in hem een waterbron worden

         opborrelend tot eeuwig leven.

God, mijn God zijt Gij,

ik zoek U met groot verlangen.
Naar u dorst mijn ziel en hunkert mijn hart als dorre akkers naar regen.

Zo zie ik omhoog naar de plaats waar Gij woont, beschouw ik uw macht en uw glorie.

Meer waarde dan het leven is mij uw genade, mijn mond verkondigt uw lof

Mijn ziel wordt verzadigd met voedzame spijs, mijn mond zal Ujubelend danken.

Als ik in de nacht op mijn bed aan U denk dan houd ik U stil in gedachte.

Want Gij zijt altijd mijn beschermer geweest, ik koester mij onder uw vleugels.

Met heel mijn hart houd ik vast aan U, het is uw hand die mij steunt.
Maar zij die mijn leven bedreigen gaan zelf naar het dodenrijk.

Zij zullen vergaan door het zwaard, een prooi voor de jakhalzen worden;

De koning vinde in God zijn geluk,

al wie hem trouw is moge geëerd zijn, maar wie hem weerstaat moet verstommen.

6. Lezing uit "Ons broederlijk leven in minoritas"

                                                                         (Zevende ordesraad) 21

(...) De rol van de broederlijke dienst van leiding bestaat hierin: zorgen dat de broeders in het leven van de gemeenschap hun per­soonlijke verantwoordelijk-heid kunnen opnemen en ontwikkelen; ondersteunen en bevorderen van de eenheid en de eensgezindheid van de broeders; onderkennen en ernstig nemen van de talenten die onder ons aanwezig zijn; het stimuleren van de onderlinge en inc/u­sieve liefde voor allen die wij ontmoeten; en het ondersteunen van de broeders in hun zoektocht naar de gelijkvormigheid met de nede­rige en arme Christus.

Met dit alles voor ogen bevorderen de ministers met alle middelen het gemeen-schappelijk zoeken naar de wil van God, het opnemen van medeverantwoorde-lijkheid, de broederlijke dialoog, de ge­meenschappelijke planning en bepaling van doelstellingen, de subsi­diariteit en de solidariteit. Een essentieel en onont-beerlijk instru­ment hiervoor is het huiskapittel. Daarenboven moeten de broe­ders die leiding geven een luisterend oor verlenen aan iedere afzon­

delijke broe-der en de persoonlijke weg van elkeen met respect er­

kennen. Ze zullen daarbij aan de woorden denken waarmee Fran­ciscus de broederlijke dienst van leiding heeft omschreven: bezoe­ken, opbeuren en terechtwijzen ( 2 RegMB, 10, 1) "

7. Woord

8. Voorbeden: Gelegenheid tot het inbrengen van een bede

9. Lied: (ZJ 410) De Geest des Heren

10. Aanstelling en zegen

 Beste medebroeders,

 Het bestuur heeft in u zijn vertrouwen gesteld. Het vertrouwt aan uw zorgen, uw genegenheid en uw bekwaamheden en talenten een aantal van de broeders toe, om er samen ter plaatse broeder­schap mee te beleven en verder uit te bouwen. Draag uw broeders in het hart, wie ofwat ze ook zijn: van uw broederlijke ge­negenheid hangt het voor een zeer groot deel af 0 f zij gelukkig en tevreden zul-Ien zijn en elkaar zullen blijven vinden als lot- en tochtgenoten, als de naaste naasten.

Ons vertrouwen, de zegen van de gehoorzaamheid, en een die­pe vrede van het hart die de Heer u kan schenken, mogen de pas­munt zijn gedurende dit triënnium.

Geefhoop en vertrouwen, waar angst en twijfel is. Breng vrede en eenheid, waar afstand, onbegrip en spanning heerst. Breng leven en vruchtbaarheid waar slordigheid, onverschilligheid en dorheid is.

De Heer zegene u en beware u. Hij tone u zijn aanschijn en ontferme zich over u, Hij kere zijn gelaat naar u toe en geve u zijn vrede.

1. Ik wil jullie allereerst danken omdat jullie de taak van gardiaan of huisoverste aanvaard hebben. Ik zie onder jullie niemand die echt zat te wachten op die benoeming. Het is aantrekkelijker om je ten volle aan één pastorale of andere taak te kunnen wijden en binnen de fraterniteit een goede medebroeder proberen te zijn, dan de leiding van en zorg voor een (in de meeste gevallen oude) fraterniteit op je te nemen, met alle verspreide aandacht en uiteenlopende taken die dat vaak meebrengt.

Voor sommigen onder jullie is het aanvaarden van het gardiaan zijn nog een grotere stap dan voor de anderen.

Van harte dank er voor!

2. Ik hoop voor ieder van jullie dat je ook vreugde in deze taak mag beleven. Datje mag beleven dat het goed is watje in je taak voor het geluk van je medebroeders, voor je fraterniteit en voor mensen die bij ons aankloppen, mag zijn en doen.

3. We hebben tijdens de vergaderingen van de gardiaans in de voorbije drie jaar (en ook voordien) weer ten volle ervaren - wat we natuurlijk wel wéten- hoe verschillend de gemeenschappen zijn en hoe verschillend de opgaven voor de oversten. Schaarbeek is Herentals niet en Izegem is Antwerpen niet...

En 'de' kloosters en 'de fraterniteit' bestaan niet in onze provincie!

En ook heel veel van wat vanuit Rome geschreven wordt en aanbevolen wordt, is bestemd voor jonge vitale gemeenschappen, en sluit niet direct aan bij onze situatie, hoe graag we ook zouden hebben dat dit wel zo is.

Toch hoop ik dat jullie aan elkaar en aan het bestuur steun zullen hebben (en ook dat het bestuur aan jullie steun mag hebben) bij het zorgen voor het welzijn van de provincie-fraterniteit en voor het realiseren van wat het laatste kapittel heeft aanbevolen.

Het hangt heel veel van de gardiaan of overste af of berichten en uitnodigingen tot deelname aan dit of dat, vanuit het provincialaat, werkelijk doordringen tot in de gemeenschap en of er al of niet gehoor aan gegeven wordt!

4. Kijkend naar de taak van gardiaan vanuit het laatste kapittel.

Tijdens het laatste kapittel heeft br. Jan Wouters een paper ingebracht over de zending van onze broederschap vandaag. En hij heeft onderstreept - veelvuldig verwijzend naar de zevende ordesraad waaraan hijzelf deelnam - dat de eerste zending van de minderbroeders het intens beleven van de broederschap is en hij onderstreepte daarbij het belang van de taak die de gardiaan daarin heeft.

Ik nodig jullie uit om de tekst van Jan Wouters in het kapittelverslag nog eens te herlezen.
 

Zojuist hebben we ook een tekst uit die zevende ordesraad gelezen die veel aandachtspunten voor onze taak bevat en die daarom voor onszelf nog kunnen overwegen.

5. Enkele overwegingen en aandachtspunten bij de taak van de gardiaan

Drie jaar geleden heb ik bij de aanstelling van de gardiaans een aantal zaken gezegd over de taak van de gardiaan. Ik sta daar nog achter en ik voel niet de behoefte om nu absoluut iets anders te zeggen.

Ik herhaal daarom een aantal zaken

5.1. Veelzijdige taak

'Bij ons heeft de gardiaan een zeer veelzijdige taak. Er is enerzijds de zorg voor het onderhoud (klein en groot) van het huis en van de kerk, de zorg voor de bevoorrading, voor de administratie en correspondentie, voor de financies, de zorg voor iedere medebroeder, en op een eigen wijze voor oude en zieke medebroeders en alles wat bij deze zorg ook aan administratie bij komt kijken. En vandaag komt er meer en meer bij dat men het werk van personeel moet regelen en aandacht moet hebben voor hun werk en werksituatie.

In veel religieuze families is voor de hier opgesomde taken een afzonderlijke persoon belast.

Daarnaast is er de aandacht voor de concrete broeders, voor hun werk en hun ervaringen, voor hun noden en welzijn, voor het klimaat en de relaties en de dialoog binnen de fraterniteit, de medeverantwoordelijkheid van ieder enz. Er is de aandacht voor de liturgie en het gebed in de fraterniteit, voor de pastorale taken van de fraterniteit en de zending in bredere zin.

De gardiaan is bovendien de verbindingspersoon met de ruimere provincie­fraterniteit en dat in de twee richtingen.

Hij is ook het aanspreekpunt ter plaatse, hij heeft een representatiefunctie enz.

Deze opsomming volstaat waarschijnlijk voor sommigen onder jullie om het even benauwd te krijgen, als je daarbij ook denkt aan het pastoraal en ander werk dat je al hebt en dat je nog graag verder zou kunnen behartigen.. ..

Het is daarom belangrijk om te kijken wat kan en niet kan, en om te zien hoe de taak kan verlicht worden.

5.2. Spanningsvelden

De opsomming van zojuist illustreert dat je als overste in een reeks spanningsvelden terecht komt. Ik noem er enkelen. De zorg voor de gemeenschap en de andere taken die je hebt; de ruimte voor de individuele medebroeder en de aandacht voor het welzijn van de fraterniteit; de spanning tussen droom en plannen(en watje graag zou zien tot stand komen) en de

grenzen van de realiteit; de spanning tussen echt iemand de verantwoordelijkheid kunnen geven wanneer je taken delegeert, en het willen ingrijpen wanneer je ziet dat ze niet opgenomen worden zoals je zou wensen; de spanning tussen je totale inzet en de zorg voor jezelf;

de spanning tussen de verwachtingen van mensen en de antwoorden die je kan geven; de spanningen binnen een gemeenschap; de spanning tussen gewoon een broeder naast en tussen de anderen willen zijn, en toch je eigen plaats hebben die je wat alleen zet, en ook het toch moeten verantwoordelijkheid nemen. 

5.3. Een taak met veel aspecten die ons niet allemaal even goed liggen

Ieder van ons heeft verschillende bekwaamheden. Sommige van de opgenoemde facetten liggen ons beter dan anderen. Dat kan niet anders.

Gelukkig kunnen we heel wat taken door medebroeders laten doen. Daarbij is het dan belangrijk dat we én ten volle de verantwoordelijkheid die we iemand geven, respecteren én anderzijds toch eindverantwoordelijkheid blijven dragen. Het is belangrijk dat medebroeders zich verantwoordelijk mogen weten en zich daarin au serieux genomen voelen en vertrouwen krijgen. Het is ook belangrijk dat we heel duidelijke afspraken maken rond de taakverdeling enz.

5.4. Een taak die je confronteert met je zelf

Wij hebben allen ons karakter en onze grenzen en we mogen die ook hebben. Hoe eerlijker we met onszelf omgaan, hoe beter wij onze grenzen durven onder ogen zien en erkennen en op de goede plaats ook kunnen uitspreken, hoe beter we er naar anderen ook mee kunnen omgaan.

Soms kunnen situaties of medebroeders ons te hoog zitten. En het kan gebeuren dat wij ons hart daarover graag eens luchten. Het is dan wel belangrijk dat wij het bij de goede persoon doen. En best niet bij iemand die ons ongenoegen versterkt, bij iemand die deze kans aangrijpt om er de eigen grieven en frustraties bij te leggen. Best dus bij iemand die ons in onze beleving goed beluistert en ze verstaat en ze voor ons verheldert.

Het is goed dat we hierbij onszelf goed leren kennen. En dat we aan zelfreflectie doen.. Waarom irriteren ons sommige houdingen of gedragingen van sommige medebroeders ? Waarom durven we naar de ene medebroeder wel toestappen om iets te zeggen of iets te vragen? Waarom doen we dat naar een andere veel moeilijker? En luchten we misschien ons onbehagen of misnoegd­heid alleen tegen anderen en niet tegen die medebroeder zelf, of alleen maar als we erg kwaad zijn? Waarom zijn we voor opmerkingen heel gevoelig, of voelen we ons meteen aangevallen als die of die iets zegt of voorstelt? Het is goed dat we bij onszelf onderkennen wat er dan bij ons leeft of gebeurt. Wij steken op een bepaalde manier in elkaar en de eerste stap is dit te onderkennen en te aanvaarden en te weten dat wij er zo mogen zijn, dat we met de nodige humor naar onszelf kijken en onszelf aanvaarden. Dan kunnen we er gemakkelijker op een goede wijze mee omgaan.

Af en toe wat afstand nemen, reflecteren op onze taak, op onze fraterniteit en ook de nodige ontspanning nemen, is heilzaam.

* Je taak goed doen en beseffen datje eigen beleven van onze roeping invloed heeft op de anderen.

En toch ookje taak niet' te goed' willen doen. Je bent niet verantwoordelijk voor alles, niet verantwoordelijk voor de wijze waarop de andere broeders hun roeping beleven.

* je mag je eigen fouten hebben. En tegelijk moetje je daar niet te vlug achter verschuilen.

Het is erg weldadig wanneer wij onze grenzen kennen en aanvaarden en daar ook durven voor uit komen.

* Omgaan met grenzen, met machteloosheid ook. Wij zelf zijn niet voor alles verantwoordelijk, niet voor alle mistoestanden, niet voor alle spanningen; We moeten niet denken dat wij die eigenJijk allemaal zouden moeten oplossen. En anderzijds is het belangrijk dat we mogelijkheden blijven zien!

 5.5. Ons omgaan met onze medebroeders

Het treft me soms dat mensen die ons toch goed kennen, niet door hebben wat het voor ons betekent tot deze gemeenschap te zijn toegetreden, dat wij broeders van elkaar willen zijn, dat wij niet zelf over financies beschikken maar alles in een gezamenlijke pot doen, dat wij bij de keuze van werk enz. dit mee afhankelijk stellen van de noden van de gemeenschap, dat wij niet denken in termen van promotie enz. Onze keuze om in een broederschap te leven is geen vanzelfsprekende keuze. Het is belangrijk dat we af en toe stil staan bij de wijze waarop wij trachten met elkaar te leven.

Mag ik hier even de aandacht vragen voor enkele houdingen die we nooit helemaal bezitten.

* De eerbied, het respect voor iedere medebroeder.

Zoals alle mensen voelen we ons allemaal graag gerespecteerd. Als we geen respect, geen 'eerbied' ervaren sluiten we ons, moeten we ons innerlijk afsluiten en gaan we een beetje dood. Eerbied heeft niets met ont-zag te maken of met onderdanig ons buigen voor. Maar wel met 'deze mens, deze medebroeder' in zijn mens-zijn, zijn medebroeder zijn erkennen en hem dus niet achteloos voorbijlopen of kleinerend behandelen. Eerbied is een heel mooi woord. Het is eer bieden aan een medemens door deze te erkennen in zijn waarde en zijn uniciteit en deze niet te schaden maar te bevorderen.

Dit heeft te maken met het aanvaarden van de ander (wat niet wil zeggen alles wat hij doet of niet doet maar goedkeuren)., met de manier van spreken, de manier van plagen, de manier van op dingen wijzen, de manier van iemand maar aan zijn lot overlaten of hem behulpzaam zijn enz.

 * De innerlijke gastvrijheid voor iedere broeder.

Het is belangrijk, niet alleen voor de gardiaan, maar ook voor hem, om innerlijk gast-vrij te zijn. Mag de ander bij ons binnenkomen, hebben wij aandacht en tijd. Dat hoeft geen kwestie van lange gesprekken te zijn. Maar 'merken we de ander op', hebben we zulk gedrag dat de ander geen te grote stap moet zetten om iets te kunnen zeggen, hebben we oog en hart voor hoe het met iemand gaat. En dat wat gezondheid betreft maar ook voor de rest. Heeft de ander bij ons een plaats.

Ik zeg nu iets dat ikzelf niet altijd gemakkelijk weet te beleven. Ik kan erg gespannen zijn in verband met wat ik te doen heb, en dan wordt een onverwach­te vraag voor dit of dat, vlug een onwelgekomen obstakel. . .En ik mocht ervaren dat sommige medebroeders me daarin kenden en begrepen. Maar dat wil niet zeggen dat het goed is dat ik zo handel, leef. Het zijn heerlijke mensen bij wie je op ieder moment het gevoel hebt datje kan 'binnenkomen' in hun aandacht, en die wanneer het echt niet kan, het ook duidelijk zeggen.

 Met die innerlijke gastvrijheid hangt ook de positieve blik samen. . In de Rogeriaanse therapie spreekt men van de onvoorwaardelijke positieve blik als een houding die gunstig is om de ander te doen groeien. Dat is natuurlijk gemakkelijker te doen tijdens een gesprek van een uur met iemand die verder niet in je leven aanwezig is, dan in het dagelijks samenleven.

Maar toch. Je kan de ander met een blik bekijken van 'ik ben op alles voorbereid, jij gaat mij niet liggen hebben, wat nu weer enz. of: hoe kan ik de ander te slim af zijn, enz. of met een blik die de ander vernietigt, of die de ander puur observeert en probeert 'door te hebben', of die de ander veroordeelt,of die niets van de ander verwacht. Maar er is ook de blik die de mens die gelukkig wil zijn, ziet in de ander en weet dat - ook al is het onder zware blokkades en in een verwrongen gedrag - een medemens aanwezig is.

De blik die eigenlijk op het beste in de ander appelleert. We kunnen daarbij denken aan de zeer vaak geciteerde tekst van Eloi Lerc1erc op de laatste bladzijde van 'De Nacht van de Poverello’.

 * Het bevestigen en bemoedigen en waarderen. Vaak leeft dat wellicht in ons maar spreken we het niet uit. Terwijl het toch ons allemaal goed doet wanneer we het ook mogen horen. Ook als we niet achter bevestiging zitten te hengelen. De spreuk van de BZN geldt waarschijnlijk ook voor ons: 'geef iemand een pluim en hij krijgt vleugels' Het moet dan natuurlijk wel gemeend zijn. Ook de interesse voor wat we gedaan hebben, meegemaakt hebben, doet ons vaak goed.

* Elkaar dragen in broosheid. Het is vlug gezegd maar dit woord van Franciscus blijft uiterst kostbaar en actueel. En het krijgt in onze hoogbejaarde gemeenschapapen een steeds grotere actualiteit.

 * De waarachtigheid tegenover de medebroeder

Het is gemakkelijker om iemand in zijn gezicht niets te zeggen, mee te praten, te zeggen dat alles o.k. is maar hem achter zijn rug af te breken of ons onbehagen alleen tegenover anderen te uiten. Maar de medebroeder en wijzelf zijn er het meest mee gebaat wanneer we 'in eerbied' met de betreffende medebroeder zaken ter sprake brengen die we menen te moeten zeggen.

 * Het is goed van medebroeders te bevestigen in hun eigen verantwoordelijk­heid voor welbepaalde taken. Als ze die verantwoordelijkheid hebben, is het goed dat we die ook respecteren en zo maar niet ingrijpen en die verantwoordelijkheid in feite negeren.

* Een tactvolle aandacht voor de gezondheid, voor 'hoe het gaat met een medebroeder' is belangrijk.

Besluitend:

Dit zijn maar enkele aandachtspunten. Er zou nog heel veel te zeggen zijn. Ik wil nog graag zeggen: neem gerust contact op met het provincialaat, trek de aandacht op zaken die moeten behartigd worden, communiceer met je medebroeders en met het bestuur.

Het Generaal Bestuur in Rome ziet al langere tijd onder ogen dat de grootste kapucijnenlanden zich niet meer in Europa bevinden, maar in Zuid-Amerika en Azië.
Het richtte daarom in 2004 een samenwerkingsverband op van oude Europese provincies, CENOC genaamd, wat de afkorting is van Conferentia Europea Nordico Occidentale Cappuccinorum (Noord-West Europese Kapucijnen Conferentie).

Samenstelling van de Conferentie?

 De vroegere volgende Europese Kapucijnenconferenties maken er deel van uit:

-         de Konferenz Deutschsprachiger Provinziale: (KDP)

-         de Assemblée des Provinciaux d’Expression Française (APEF)

-         de European English-Speaking Capuchin Provinces (EE-CC)

-   de Provincies van Nederland en Vlaams-België: (PNVB)

 In totaal zijn er nu 12 provinciale oversten lid van.

 Lijst van de provincies die er nu deel van uitmaken: 

     1. De provincie van Rijnland-Westfalen met provincialaat in Koblenz.
     2. De provincie van Beieren met provincialaat in München
     3. De provincie van Noord-Tirool met provincialaat in Innsbruck
     4. De Oostenrijkse provincie met provincialaat in Wenen
     5. De provincie van Zuid-Tirool  met provincialaat in  Bressanone/Brixen
     6. De provincie van Zwitserland met provincialaat in Luzern
     7. De provincie van Nederland met provincialaat in  ‘s Hertogenbosch
     8. De provincie van Vlaams-België met provincialaat in Antwerpen
     9. De Franse Provincie met provincialaat in Parijs
    10. De provincie van Groot-Brittannië met provincialaat in Londen
    11. De provincie van Ierland met provincialaat in Dublin
    12. De provincie van Malta met provincialaat in Floriana

Statuten van de Conferentie. 

De statuten van de Conferentie werden na consultatie van de Hogere Oversten op 23 september 2003 door de Presidenten  van de EE-CC, KDP, PNVB en de Minister Provinciaal van de Franse Provincie en de beide voor deze gebieden verantwoordelijke Definitoren Generaal, goedgekeurd.

Enkel de Generale Minister, met toestemming van zijn Definitorium, kan ze afschaffen.

Opgaven van de Conferentie

-         Het bevorderen van de samenwerking tussen de verschillende provincies van de Conferentie en in zover mogelijk ook met de Bisschoppenconferenties en de verenigingen van Hogere religieuze Oversten, zowel mannen als vrouwen.

-         Vragen behandelen die in het gebied van de Conferentie leven en werken van de Orde betreffen.

-         Bezorgd zijn voor het algemeen welzijn van de Orde.

-         De solidariteit bevorderen tussen de verschillende provincies van de Conferentie en van geheel de orde.  De broeders helpen de eigen roeping als kapucijn te beleven.  Meewerken aan de vernieuwing van het christelijk leven door eigentijdse getuigenisvormen als profetisch teken te stellen en als bevordering van Vrede Gerechtigheid en Heelheid van de schepping.

-         De verwezenlijking van ons charisma bevorderen in het veranderde Europa.

-         Gemeenschappelijke intitiatieven nemen en desnoods daarvoor de nodige instellingen oprichten en gemeenschappelijk dragen (bv. op gebied van de Vorming)

-         De uitwisseling van broeders in de ordensgebieden bevorderen.

 Praktische werking:

 President en Vicepresident:
De leden van de conferentie kiezen uit hun midden een president en een vicepresident voor de duur van twee jaar.

Secretaris:
Er wordt een secretaris gekozen voor de duur van drie jaar.  Hij houdt ook het archief bij en is econoom van de Conferentie.

Commissies:
Voor bepaalde opdrachten kan de Conferentie commissies oprichten.
In zijn geheel komt de conferentie éénmaal per jaar samen in de eerste volle week van mei van woensdagavond tot zondagmorgen.

 Overzicht van reeds gehouden vergaderingen:

1.      De eerste vergadering had plaats te Saint-Maurice (CH) van 5 tot 9 mei 2004.

2.      De tweede vergadering had plaats te Amersfoort (NL) van 4 tot 8 mei 2005.

3.      De derde vergadering had plaats te Rabat (Malta) van 3 tot 7 mei 2006.

 In de vergaderingen worden drie talen gesproken: Duits, Engels en Frans.  Vertalers zorgen voor de nodige vertalingen in deze drie talen.

Het verslag van de vergadering wordt  in dezelfde drie talen geschreven.

 Subgroepen van de Conferentie

 DK (Arbeidsgruppe der Deutschsprachigen Kapuziner), deze groep komt tweemaal per jaar samen voor enkele dagen en elk jaar verandert de groep van president.  De vergadering gaat door in het land van de president.  Op deze vergadering zijn ook de vicarissen provinciaal uitgenodigd.

 FEEC (French and English speaking European Capucins), deze groep komt eenmaal per jaar voor twee dagen samen in een van de landen die ertoe behoren.  Ook de vicarissen provinciaal zijn aanwezig.

 PNVB (Provincies van Nederland en Vlaams-België), deze groep komt met het hele definitorium van beide provincies tweemaal per jaar samen voor een volle dag.

 Huidige president, vice-president en secretaris:

 President: Br. Christophorus Goedereis, provinciaal van de provincie Rijnland-Westfalen, gekozen in mei 2006

Vicepresident: Br. James A. Boner, provinciaal van de provincie van Groot-Brittannië, gekozen in mei 2006